Van traditionele roombooking naar compleet werkplekbeheer
woensdag 7 mei 2025
Als medewerkers naar kantoor komen, verwachten ze flexibele, moderne en gebruiksvriendelijke werkplekken die aansluiten op de manier waarop ze het liefste werken. Ook bezoekers wil je een optimale ervaring bieden.
Om aan deze behoeften te voldoen en de tevredenheid en productiviteit van medewerkers hoog te houden, is er meer nodig dan een traditioneel systeem voor desk- en roombooking. Het is belangrijk dat het kantoor en de werkplek aansluiten op hun (steeds wisselende) werkritme en dat de technologie hen maximaal faciliteert in flexibel (samen)werken. Met een centrale tool voor werkplekbeheer (ook wel Workplace Management Platform) maak je dit mogelijk. Ook krijg je hiermee inzicht in de kantoorbezetting.
In dit artikel ‘van traditionele roombooking naar compleet werkplekbeheer’ lees je wat een tool voor werkplekbeheer is, van welke handige functies je profiteert en waarom dit meerwaarde biedt ten opzichte van een traditioneel systeem voor desk- en roombooking.
Wat is een tool voor werkplekbeheer?
Een tool voor werkplekbeheer of ‘Workplace Management Platform’ is een digitaal platform waarmee je de algehele (flexibele) werkervaring van medewerkers en bezoekers op kantoor verbetert. Via het platform (beschikbaar via mobiele app en webapplicatie), plannen medewerkers vooraf eenvoudig hun werkdag. Ze zien o.a. welke werkplekken en vergaderruimtes vrij zijn, waar hun collega’s zich bevinden en ze melden bezoekers aan. Tegelijkertijd krijg je als organisatie inzicht in o.a. de dagelijkse bezetting en het kantoorgebruik. En je beheert werkplekken en ruimtes flexibel.
Wat is het verschil tussen een tool voor werkplekbeheer en een desk- en roombooking-systeem?
Een desk- en roombooking-systeem is ontworpen voor – je raadt het al – het reserveren en beheren van bureaus en vergaderruimtes. De meeste systemen kunnen wel integreren met agenda’s en communicatietools.
Sommige desk- en roombooking-applicaties bieden basisanalyses van het ruimtegebruik. Maar het ontbreekt vaak aan uitgebreide mogelijkheden voor dataverzameling en -analyse.
Dit in tegenstelling tot een tool voor werkplekbeheer. Die verzamelt juist gedetailleerde data over je volledige kantooromgeving. Dat gaat van de bezetting en het gebruik tot aan het energieverbruik per ruimte. Zo krijg je inzicht in de gewoonten van medewerkers en bezoekers. Zodat je de kantooromgeving hier op kunt inrichten.
Medewerkers reserveren met één druk op de knop werkplekken en vergaderruimtes. Aanvullend daarop, boeken zij óók direct een parkeerplek of (smart) locker. Wel zo handig. Met de juiste integraties is het zelfs mogelijk om vooraf serviceverzoeken te doen, zoals voor catering of schoonmaak. En als organisatie kun je werkzones creëren om de samenwerking binnen teams te bevorderen.
Medewerkers zien realtime welke werkplekken en ruimtes beschikbaar zijn. En waar collega’s zich in het pand bevinden. Dit zien ze op de interactieve plattegrond in de app zelf, maar ook op de interactieve panelen bij de ingang van elke (vergader)ruimte. Aanvullende bewegwijzering via digital signage of narrowcasting zorgt ervoor dat iedereen – zowel medewerkers als bezoekers – feilloos de juiste plek op kantoor weten te vinden.
Je ontvangt doorlopend data over ruimtegebruik en werktrends. Met deze informatie neem je datagestuurde beslissingen. Bijvoorbeeld voor optimalisatie van ruimtes op basis van het gedrag van gebruikers. Of maak kostenbesparende keuzes in onroerend goed.
Door integratie met IoT-sensoren verzamelt de tool realtime data over o.a. de bezettingsgraad en luchtkwaliteit van ruimtes. Als organisatie kun je deze data gebruiken om het energieverbruik en de CO2-voetafdruk te verlagen. En het werkcomfort en welzijn van gebruikers te vergroten.
Kies een oplossing die je kunt integreren met andere samenwerkingstools, sensoren, aanvullende werkpleksoftware en -hardware. Sommige tools zijn zelfs te integreren met andere kernsystemen zoals je HR-applicatie. Hierdoor krijg je 360 graden inzicht in de werkervaring, wat het beheer en de optimalisatie ervan nog verder vergemakkelijkt.
Waarom kiezen steeds meer organisaties voor een centrale tool voor werkplekbeheer / Workplace Management Platform?
Een derde van de medewerkers vindt dat de werkomgeving hun productiviteit belemmert. Dat blijkt uit een recent onderzoek van Ricoh in samenwerking met het Centre for Economic Research.70% van de medewerkers geeft aan dat ze niet over de technologie beschikken om soepel samen te werken met collega’s en klanten. Zij hebben werkplekken nodig die ze flexibel kunnen aanpassen om hun werk goed te kunnen doen. Organisaties hebben echter vaak moeite om aan deze verwachtingen te voldoen. Dit leidt tot ontevredenheid en een hoog verloop van medewerkers.
Stimuleer een soepele samenwerking, creëer meer werkcomfort en zorg dat medewerkers hun dag op kantoor vooraf kunnen plannen. Zodat ze productiever zijn en met meer plezier naar kantoor komen. Dit alles leidt tot een betere werkervaring, meer tevredenheid en behoud van medewerkers.
Draag concreet bij aan de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Creëer en optimaliseer bijvoorbeeld werkruimtes om de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers te verhogen, en de klantervaring te verbeteren. Of maak duurzame keuzes in onroerend goed op basis van het gebruik, om kosten te besparen.
Volg en meet het energieverbruik op kantoor. En maak weloverwogen beslissingen om de duurzaamheid te vergroten en je ESG-doelen te behalen.
Wil je meer weten over compleet werkplekbeheer? Neem gerust contact met ons op. Onze specialisten staan je graag te woord.
Dit artikel is voor het eerste geplaatst op de website van Ricoh Nederland.
