Creëer meer efficiency met RPA en documentmanagement

Het afgelopen jaar werkten we op afstand samen. Werkend Nederland ervaarde het potentieel van hybride werken. Organisaties werden hierdoor aan het denken gezet over efficiëntere manieren van werken: hoe richt je bedrijfsprocessen nog slimmer in? In dit artikel deel ik graag een inzicht. Ontdek hoe Robotic Process Automation (RPA) in combinatie met documentmanagement kan bijdragen aan efficiëntere werkprocessen.

Eerst een opfrissertje, want hoe zat het ook alweer met Robotic Process Automation? Het gaat hier om ‘robotgestuurde procesautomatisering’. Een softwarescript (de ‘robot’) bootst menselijke handelingen na en voert repetitieve werkzaamheden uit. We hebben het dus niet over een ‘fysieke’ robot, zoals we die wel eens zien in de zorg en bij pakketdiensten zoals bol.com. Bij RPA gaat het om softwarerobots.

Administratieve taken 10x sneller laten uitvoeren

RPA is nuttig voor allerlei werkzaamheden en processen. Het gaat dan met name om administratief werk, zoals het overtypen of inkloppen van gegevens in spreadsheets of applicaties. In veel organisaties gebeurt dit handmatig. Dit kost veel tijd. Een robot voert dit soort taken gemiddeld 10x sneller uit dan een mens, en altijd foutloos.

Zet je RPA in voor een proces? Dan configureer je de robot. Hierbij vertel je de robot precies welke stappen hij moet uitvoeren. Een robot kan bijvoorbeeld supersnel informatie van internet halen en voor je in mapjes rangschikken of in spreadsheets plaatsen.

Documentmanagement: voor efficiënte documentverwerking

Daarna wil je de informatie efficiënt verder verwerken. Dit kan een RPA-robot níet voor je doen, want deze heeft in de basis geen cognitief vermogen. Daarom vormt een documentmanagementsysteem vaak een mooie aanvulling op je RPA-oplossing. Dit is één centraal systeem voor informatielogistiek in de cloud, waarin medewerkers eenvoudig en afdelingoverstijgend samenwerken aan documenten.

Praktijkvoorbeeld

Hoe gaat dat in de praktijk? Er zijn veel voorbeelden te noemen waarin RPA en documentmanagement een krachtige combinatie vormen. Een daarvan is de customer due dilligence. Financiële instellingen en accountantskantoren zijn verplicht om nieuwe klanten te screenen. De bedoeling is om o.a. witwassen en fraude tegen te gaan. Veel organisaties voeren die screening handmatig uit. Een medewerker doorzoekt dan allerlei openbare bronnen, zoals registers van het BKR en KVK.

De RPA-robot kan dit ook doen. Hij kan informatie razendsnel doorzoeken, documenten downloaden en opslaan op de juiste plek. Die plek moet natuurlijk wél veilig en snel doorzoekbaar zijn door medewerkers. Zodat zij de informatie snel kunnen vinden en bekijken. En dáár komt het nut van een documentmanagementsysteem om de hoek.

Grip op vlotte informatieverwerking

Een documentmanagementsysteem is allereerst cloudgebaseerd en voldoet hierdoor aan de hoogste securitystandaarden. Je weet dus dat de informatie altijd veilig opgeslagen is en informatie raakt nooit zoek. Een ander groot voordeel is dat je workflows kunt instellen. Daarin definieer je welke stappen door wie wanneer doorlopen moeten worden. De medewerker krijgt een notificatie zodra er een actie vereist is, bijvoorbeeld als de robot het dossier heeft klaargezet. Medewerkers kunnen niet van de workflow afwijken en krijgen vanzelf een reminder als zij een bepaalde actie nog niet hebben uitgevoerd. Mailen hoeft niet meer. En alles wordt geborgd in het systeem. Zo houd je maximaal grip op een correcte en vlotte verwerking van – in dit geval –  de customer due dilligence.

Maak het aantoonbaar!

Nog een belangrijk voordeel van een documentmanagementsysteem: in een audit trail is zichtbaar wie wat op welk moment heeft gedaan. Je bent dus aantoonbaar compliant en kunt ook laten zien dat je alles op de juiste manier hebt gearchiveerd. Bij een customer due dilligence is dat ontzettend belangrijk. Mocht het zover komen, dan wil je bij de AFM kunnen aantonen dat je gedegen onderzoek hebt gedaan naar de klant.

Alleen al bij dit specifieke proces zie je dat je een enorme efficiencyslag kunt behalen als je RPA met documentmanagement combineert. Er zijn nog veel meer mogelijkheden, denk aan:

• processen monitoren (bijv. order-/patiëntdossiers).
• documenten en dossiers delen (webportalen).
• in- en uitgaande documenten goedkeuren (post, orders, facturen).
• gegevens invoeren in systemen (in- en verkoopfacturen, salesorders).
• uitwisselen van data tussen systemen (financiële gegevens, ordergegevens).
• automatisch tijdig signaleren van status-updates (contracten).

Neem gerust eens contact met mij op als je hierover van gedachten wilt wisselen. Ik inspireer je graag met een aantal verrassende mogelijkheden voor jouw organisatie.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.

The post Creëer meer efficiency met RPA en documentmanagement appeared first on Werktrends.