Een goede vergaderruimte ondersteunt hybride samenwerken met betrouwbare techniek, een logische indeling en eenvoudig gebruik. Door ruimtes te standaardiseren, passende technologie te kiezen en slimme boekingsoplossingen in te zetten, creëer je omgevingen waarin iedere meeting soepel verloopt. Met de juiste inrichting, tools en ondersteuning benut je elke ruimte optimaal en versterk je samenwerking binnen je organisatie.

Wat is een slimme vergaderruimte?

Een vergaderruimte is allang niet meer alleen een tafel met stoelen. De ruimte moet samenwerking faciliteren, fysiek én op afstand. Dat betekent dat meeting room technologie, akoestiek, meubilair en gebruiksvriendelijkheid belangrijke succesvoorwaarden zijn.

Een moderne vergaderruimte voldoet aan deze basis:

• Comfortabele inrichting die past bij het type overleg
• Hybride-vergadertechnologie die altijd werkt
• Eenvoudig te bedienen apparatuur voor alle medewerkers
• Goede audio en video, afgestemd op het formaat van de ruimte
• Ondersteuning voor Teams, Zoom en andere platforms
• Slimme reserveringsmogelijkheden via bijvoorbeeld RICOH Spaces
• Professioneel beheer en monitoring voor maximale uptime

Welke apparatuur hoort in een slimme vergaderruimte?

De meeting room technologie bepaalt voor een groot deel de vergaderervaring. Dit zijn de belangrijkste elementen:

• Videovergaderapparatuur: denk aan camera’s met automatische framing, ruisonderdrukking en AI-optimalisaties.
• Goede audio: helder geluid is cruciaal, vooral bij hybride vergaderen. Denk aan directionele microfoons, mic pods en speakers die echo’s en ruis minimaliseren.
• Draadloos presenteren: geen gedoe met kabels of adapters. Medewerkers verbinden direct vanaf hun laptop of mobiel.
• Interactieve displays of whiteboards: voor brainstorms, workshops en hybride samenwerking waarbij teams aantekeningen direct delen.
• Room control panel of bookingpanel: hiermee starten medewerkers een meeting, delen ze content en/of boeken ze de ruimte.
• Integratie met Teams, Zoom en/of Google Meet: elke ruimte moet compatibel zijn met de platformen die medewerkers dagelijks gebruiken.

Waarom is standaardisatie belangrijk in een vergaderruimte?

In veel organisaties is elke vergaderruimte nét anders. En dat zorgt voor frustratie, soms zelfs tot op het punt dat medewerkers bepaalde ruimtes maar helemaal niet meer gebruiken. Door alle ruimtes uniform in te richten werkt elke ruimte hetzelfde, wordt hybride vergaderen efficiënter, heeft IT minder werk aan support en updates en worden ruimtes beter benut. Zo werkt alles vlot en stijgt de productiviteit.

Het resultaat: medewerkers focussen op de inhoud, niet op de techniek. Ontdek hoe RICOH Meeting Spaces helpt bij het creëren van uniforme vergaderruimtes die altijd werken.

Hoe richt je een vergaderruimte uniform in?

Een vergaderruimte uniform inrichten, begint bij een helder beeld van wat er nodig is in je organisatie. Door dit vooraf goed te analyseren, maak je kostenefficiënte keuzes.

1. Inventariseer alle ruimtes: om hoeveel ruimtes gaat het? Hoe groot zijn ze? Wat is de functie?
2. Kies de juiste apparatuur per ruimteformaat: grotere ruimtes hebben bijvoorbeeld meerdere schermen nodig en/of een groothoekcamera.
3. Standaardiseer de techniek: één set-up die overal hetzelfde werkt: enorme winst in gebruiksgemak en beheer.
4. Kies één videovergaderplatform: voorkom dat gebruikers zelf tools kiezen die niet veilig of compatibel zijn.
5. Maak een keuze tussen BYOM/BYOD of roomsystemen: Bring Your Own Meeting / Device: start via je eigen laptop. Roomsysteem: start een meeting direct via het touchscreen in de ruimte. Welke variant je kiest, bepaalt ook je beheerstrategie.

Hoe werkt het reserveren van vergaderruimtes?

Een veelgestelde vraag is hoe medewerkers eenvoudig een vergaderruimte reserveren. Hiervoor maken steeds meer organisaties gebruik van slimme oplossingen. Met een bookingpanel bij de ruimte zien medewerkers direct of de ruimte vrij is, welke vergaderingen eraan komen en reserveren ze de ruimte met één druk op de knop.

Apps zoals RICOH Spaces bieden nog meer flexibiliteit: medewerkers boeken vergaderruimtes, reserveren werkplekken en monitoren de kantoorbezetting. Slimme workflows optimaliseren het gebruik van elke ruimte. Denk aan automatische annulering bij no-show. En het facilitair team verzamelt data over ruimtegebruik, piekmomenten, het type vergaderingen en de bezettingsgraad. Dit helpt bij het sturen van strategische keuzes voor kantoorinrichting en investeringen in technologie.

Vergaderruimtes die mensen verbinden

Een goed ontworpen vergaderruimte doet meer dan techniek samenbrengen: het brengt mensen bij elkaar. Door bewust te kiezen voor passende ruimtes, slimme meeting room technologie en prettig gebruiksgemak ontstaat een werkomgeving waar samenwerking vloeiend gaat. Zo bouw je stap voor stap aan vergaderruimtes die inspireren en iedereen de ruimte geven om het beste uit hun werkdag te halen.

Wil je meer weten over het inrichten van vergaderruimtes? Neem even contact op met onze productspecialisten. Zijn staan je graag te woord.

Binnen nu en tien jaar zijn digitale printproducties goed voor maar liefst 22,5% van de wereldwijde waarde van alle drukwerk en bedrukte verpakkingen. Dat betekent volgens onderzoek door de marktanalisten van Smithers een stijging van bijna 50%: van 143,7 miljard euro in 2025 naar 214 miljard euro in 2035.

Het rapport The Future of Digital Printing to 2035 laat zien dat inkjet-technologie het grootste deel van dit marktaandeel voor zijn rekening blijft nemen. Op dit moment gaat 72% van alle investeringen in nieuwe digitale printsystemen naar inkjet – en in 2035 zal dat zijn gegroeid naar 81,9%, goed voor ruim 5,5 miljard euro. Tegelijkertijd blijft ook de verkoop van toner-gebaseerde printsystemen wel degelijk toenemen, maar in een wat lager tempo. In 2022 was de markt voor toner printsystemen nog zo’n 3 miljard euro groot, met een verwachte groei richting bijna 4,9 miljard euro in 2029.

Toner niet onderschatten

Sterker nog: als we kijken naar het volume in digitale printproducties, dan zien we dat toner-gebaseerde losblad printsystemen de markt domineren. Dit blijkt uit het nieuwste Horizon Report van Drupa. Het rapport merkt daarbij op dat dit gegeven nogal eens over het hoofd wordt gezien, nu alle aandacht van veel leveranciers vooral op inkjet is gericht.

Het Horizon Report geeft ook een interessant inkijkje in de dagelijkse praktijk van grafimediabedrijven. Wereldwijd geeft 57% van alle drukkerijen aan dat 9 van de 10 orders een oplage heeft van minder dan 5.000 vel. En 48% van alle handelsdrukkerijen stelt dat meer dan een kwart van hun digitale printopdrachten binnen 48 uur geleverd moet worden.

Veelzijdig inzetbaar

Als deze branche-onderzoeken iets duidelijk maken, dan is het wel dat er grote behoefte blijft aan veelzijdige toner-gebaseerde losblad printsystemen. Want daarmee kunnen verschillende oplages in zeer korte tijd worden geproduceerd. Juist dit soort printsystemen laat zich ook moeiteloos implementeren in vrijwel iedere productieomgeving en elke workflow.

De combinatie van hoge beeldkwaliteit, betrouwbaarheid en intuïtieve bediening zorgt ervoor dat bedrijven eenvoudig – én binnen de mogelijkheden van hun investeringsbudget – hun dienstverlening kunnen uitbreiden met professionele printprestaties.

Snelheid, bedieningsgemak en kwaliteit

De nieuwe compacte serie RICOH Pro^TM C5400 van losblad kleurenprintsystemen haalt een snelheid tot maar liefst 80 pagina’s per minuut. Daarmee zijn deze systemen bij uitstek geschikt voor zowel grafimediabedrijven als zakelijke printomgevingen die de stap willen zetten richting professionele digitale printproducties, zoals kleurrijke marketingmaterialen met impact en kwalitatief hoogwaardige documenten.

Snelheid, bedieningsgemak en kwaliteit gaan hand in hand dankzij de zeer korte opwarmtijd van minder dan 30 seconden (in Standaard modus), de VCSEL Laser beeldresolutie tot 2400 x 4800 dpi, de nauwkeurige registratie en de consistente kleurweergave. De standaard meegeleverde controller is prima geschikt voor alle standaard printproducties, terwijl met Fiery controllers ook aan de hoogste eisen in grafimedia-omgevingen kan worden voldaan.

Duurzame maatwerkoplossingen

Voor de bouw van de nieuwe Pro C5400 systemen worden duurzame materialen ingezet. Ze bestaan bijvoorbeeld voor minimaal 25% uit post-consumer gerecycled plastic. Zo reduceren we de milieu-impact en dragen we bij aan een circulaire economie met minder CO2-uitstoot.

Kortom: of je de Pro C5400 nu vooral inzet voor standaard printwerk, of juist behoefte hebt aan geavanceerd kleurbeheer en vergaande workflow automatisering – deze nieuwe serie van professionele toner-gebaseerde losblad kleurenprintsystemen biedt maatwerkoplossingen voor elke printomgeving.

Wil je weten hoe de Ricoh Pro C5400 serie ook in jouw printproductie-omgeving past? Neem dan contact met ons op!

Met RICOH Meeting Spaces versoepel je het samenwerken in vergaderruimtes én zorg je dat hybride vergaderingen efficiënt verlopen. Onze oplossingen zijn compatibel met Microsoft Teams, Zoom en andere toonaangevende videovergaderplatforms. Reken op een uitstekende beeld- en geluidskwaliteit.

In combinatie met onze diensten voor installatie en support creëer je een moderne werkplek die collega’s, klanten en gasten op afstand naadloos met elkaar verbindt, alsof ze in dezelfde ruimte zijn: altijd en overal spoel samenwerken.

Verschillende type vergaderruimtes

Focus ruimte

Een kleine ruimte voor maximaal 3 personen, om één-op-één te vergaderen of juist in stilte te werken. De technologie is afgestemd op de compacte ruimte.

Huddle ruimte

Een compacte ruimte om bijvoorbeeld een (creatieve) meeting te houden met maximaal 6 deelnemers. Uitgerust met eenvoudig te gebruiken technologie en opties voor het draadloos delen van informatie.

Executive ruimte

Deze opstelling is geschikt voor ruimtes voor maximaal 8 personen die hybride willen samenwerken. Hoogwaardige technologie garandeert een optimale geluids- en beeldkwaliteit, zodat alle deelnemers betrokken blijven bij de vergadering, ongeacht waar ze in de ruimte zitten.

Executive+ ruimte

Deze vergaderruimte biedt een optimale beeld- en geluidskwaliteit in ruimtes tot en met 12 personen. Dankzij extra microfoonpods op tafel is iedereen in de ruimte duidelijk te horen voor degenen die op afstand deelnemen.

Boardroom

De boardroom-opstelling is geschikt voor ruimten tot en met 16 personen. Geavanceerde technologie maakt soepele, interactieve vergaderingen mogelijk. High-res beeldkwaliteit, flexibele audio-opties en AI-functies houden alle deelnemers – zowel in de ruimte als op afstand – continu betrokken.

De voordelen van RICOH Meeting Spaces

• Aangepast aan uw ruimten: RICOH Meeting Spaces worden zorgvuldig ontworpen op maat van uw vergaderzalen, zodat we u steeds de best mogelijke samenwerkingsomgeving kunnen bieden.
• Toegang op afstand: volledige technische support op elke locatie. En toegang en controle op afstand.
• Uitgebreide analyses: maak weloverwogen beslissingen op basis van data over het gebruik en de prestaties van apparatuur.
• Maximaal beveiligd: remote updates zorgen ervoor dat apparatuur altijd de nieuwste firmware en software heeft. Dit garandeert optimale beveiliging.

Wil je na het lezen van het artikel ‘altijd en overal samenwerken’ meer weten over RICOH Meeting Spaces? Neem dan even contact op met een van onze specialisten via 046 – 763 04 04.

Ongekende mogelijkheden

Het nieuwste digitale printproductiesysteem maakt die speciale effecten mogelijk, dankzij een vijfde kleurstation. Hiermee kan – in een doorgang – naast de gebruikelijke CMYK-toners nog een vijfde toner worden aangebracht. Er is volop keuze: met transparante toner zijn matte en glanzende effecten te creëren, terwijl met witte toner op donkere substraten kan worden geprint. De fluorescerend roze en gele toner spetteren van het papier, en zilver en goud zorgen voor een schitterende uitstraling.

De technische capaciteiten van het printproductiesysteem brengen bovendien compleet nieuwe toepassingen binnen bereik. We lichten er hier graag een aantal toe, zodat ze inspiratie kunnen bieden om het bestaande print-portfolio verder uit te breiden.

Creëer uitzonderlijke metallic-effecten

Speciale software maakt fantastische metallic effecten mogelijk. Dat kan op twee manieren. Bij gebruik van metallic- of parelmoer-getinte substraten biedt deze software een keuze uit een waaier van 250 verschillende metallic kleuren, opgebouwd uit vijf kleuren (CMYK + wit) en gebruikmakend van de glimmende ondergrond.

De komst van de zilver toner zorgt ervoor dat het gebruik van (vaak kostbare) gemetalliseerde substraten niet langer noodzakelijk is voor metallic effecten. De speciale software is nu ook in staat om deze op te bouwen uit CMYK- plus zilver-toner. Op deze manier zijn 280 metallic-tinten mogelijk, waaronder 55 verschillende goud-kleuren.

Vergroot je kleurbereik met neonkleuren

De fluorescerende roze en gele toners leveren opvallende accenten op. Ze zijn bovendien ook uitstekend te gebruiken om het kleurbereik van de prints te vergroten. Speciale software maakt het zeer eenvoudig om bestaand beeldmateriaal op deze manier te verbeteren.

Met behulp van de software is het zeer eenvoudig om in de CMYK-kleurscheiding van een afbeelding (delen van) het magenta-beeld te vervangen door neon-roze, of (delen van) het yellow-beeld door neon-geel. Hierdoor ontstaat in print een veel grotere kleurkracht, waardoor het beeld van het papier spat.

Wissel de vijfde kleur van positie

Met het extra kleurstation op de vijfde positie – dus na CMYK – kunnen aan het oorspronkelijk full colour beeld nog additionele effecten worden toegevoegd. Bijvoorbeeld door met transparante toner plaatselijk glans aan te brengen, of met zilver of goud sprankelende accenten te creëren.

Door deze vijfde positie te gebruiken voor witte toner, kan die als dekwit dienen. Denk daarbij ook aan het gebruik van transparante materialen, bijvoorbeeld voor stickers die aan de binnenzijde van een etalage worden aangebracht: breng eerst spiegelbeeldig in full colour het beeld aan en dek dat vervolgens volledig af met dekwit.

Maar ‘de vijfde kleur’ kan ook van positie worden gewisseld. Door het extra kleurstation juist helemaal vooraan te plaatsen, openen zich nieuwe creatieve mogelijkheden – met name bij gebruik van de witte toner. Door als eerste plaatselijk dekwit te printen op een (donker)gekleurd substraat, ontstaat namelijk een perfecte ondergrond voor een fraai full colour beeld.

Creatieve grenzen verleggen

De vijfde kleur maakt nieuwe printtoepassingen mogelijk, waarbij vaak alleen de creativiteit van de ontwerper de belangrijkste beperking lijkt. Toch kan de grafimedia-ondernemer die de technische capaciteiten van het printproductiesysteem écht volledig benut, de grenzen nog wel wat verder verleggen. Dat biedt ongekende kansen en opent nieuwe markten, met schitterende resultaten.

Wil je na het lezen van het artikel ‘haal alles uit je vijfde kleur’ meer weten over succesvol printen met de vijfde kleur? Neem dan even contact op met een van onze specialisten via 046 – 763 04 04.

Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Een Document Management Systeem is jouw digitale archiefkast, maar dan veel slimmer. Het is een centrale opslagplaats voor al je documenten, van facturen en offertes tot contracten en personeelsdossiers.

Ook papieren documenten scan je eenvoudig in en sla je op in je DMS. Elk document krijgt metadata mee, zoals auteur, status, versienummer of trefwoorden. Daardoor vind je het altijd binnen seconden terug.

Met DocuWare kun je bovendien gebruikersrechten instellen, zodat vertrouwelijke informatie alleen zichtbaar is voor de juiste personen. Zo werk je veiliger, efficiënter en een stuk georganiseerder.

De 8 grootste voordelen van een Document Management Systeem

1. Altijd inzicht in de status van documenten

Met een DMS weet je altijd waar een document zich bevindt in het proces. Of het nu gaat om een factuur die meerdere afdelingen moet passeren of een contract in onderhandeling: je volgt de status volledig digitaal en in real time.

2. Razendsnel documenten terugvinden

Nooit meer eindeloos zoeken in mappen of archiefkasten. Met de krachtige zoekfunctie van DocuWare vind je ieder document direct terug op trefwoord, datum, auteur of versienummer — zelfs documenten van jaren geleden.

3. Snellere en betere besluitvorming

Heb je voor een belangrijke beslissing documenten van meerdere afdelingen nodig? Met een DMS haal je deze informatie binnen enkele seconden op. Zo neem je sneller goed onderbouwde beslissingen en verminder je wachttijden.

4. Ruimte- en kostenbesparing

Door documenten digitaal te archiveren, bespaar je op fysieke opslagruimte en op de kosten van papier, printen en archiveren. Dat maakt jouw kantoor niet alleen efficiënter, maar ook duurzamer.

5. Maximale beveiliging van bedrijfsinformatie

Met een DMS zijn je documenten beschermd tegen onbevoegde toegang, verlies, brand- of waterschade. Dankzij rechtenbeheer en automatische back-ups voldoe je eenvoudig aan privacywetgeving en bewaartermijnen.

6. Integratie met andere systemen

DocuWare koppelt naadloos met je bestaande software, zoals HRM-, ERP- en CRM-systemen. Daardoor werk je altijd met de meest actuele gegevens en behoud je overzicht in je documentstromen.

7. Efficiëntere samenwerking

Werk met meerdere collega’s tegelijkertijd aan hetzelfde document zonder dat er verschillende versies ontstaan. Alle wijzigingen worden automatisch bijgehouden en zijn direct zichtbaar.

8. Slim contractbeheer

Stel reminders in voor aflopende contracten, zodat je altijd op tijd kunt verlengen, heronderhandelen of opzeggen. Dit voorkomt onnodige kosten en geeft grip op je contractadministratie.

Waarom kiezen voor Ricoh Document Center Zuid?

Ricoh Document Center Zuid helpt organisaties al jarenlang om documentstromen te optimaliseren. Met DocuWare bieden wij een gebruiksvriendelijke, veilige en schaalbare oplossing die naadloos aansluit bij jouw processen.

Of je nu een mkb-bedrijf of een grote organisatie bent: wij zorgen voor een soepele implementatie, training en ondersteuning. Zo haal je vanaf dag één het maximale uit jouw Document Management Systeem.

Start vandaag nog met slimmer documentbeheer

Wil jij tijd besparen, risico’s verminderen en jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst? Ontdek wat Ricoh Document Center Zuid en DocuWare voor jou kunnen betekenen.

📞 Bel ons voor een vrijblijvend adviesgesprek: 046 – 763 04 04.
✉️ Vraag direct een demo aan: info@dczuid.nl

Direct mail blijft groeien

De effectiviteit van direct mail wordt bevestigd door recente cijfers van Statista. In 2024 wordt in Europa bijna 13 miljard euro uitgegeven aan direct mail, en de verwachtingen zijn dat deze markt tot minstens 2029 jaarlijks blijft groeien. Ook Nederlandse cijfers onderstrepen het succes: volgens onderzoek van PostNL en MetrixLab vindt 37% van de lezers direct mail interessant, een stijging ten opzichte van 28% in 2009. Daarnaast geeft 59% van de respondenten aan fysieke post leuk te vinden, tegenover 39% in 2018.

Waarom direct mail werkt: 4 troeven

Om het maximale uit direct mail te halen, is het belangrijk om de sterke punten optimaal te benutten. Dit zijn de vier belangrijkste voordelen:

1. Naadloze integratie met digitale kanalen

Direct mail werkt het best wanneer het slim wordt gecombineerd met digitale marketing. Dit kan door:

• QR-codes of gepersonaliseerde URL’s toe te voegen om ontvangers direct naar een landingspagina te leiden.
• Augmented reality (AR) toe te passen om fysieke en digitale interacties te combineren.
• Social media integratie, zoals het aanmoedigen van gebruikers om een actie te delen op platforms zoals Instagram of Facebook.

2. Gerichte en gepersonaliseerde content

Slim gebruik van klantdata verhoogt de relevantie van direct mail. Dit betekent:

• Werken met een schoon en up-to-date adressenbestand voor een beter bereik.
• Gebruik maken van gedrag- en aankoopgegevens om direct mail écht persoonlijk te maken.
• Segmenteren op basis van demografie, interesses en eerdere interacties om maatwerkberichten te versturen.

3. Inspelen op markttrends

E-commerce blijft groeien en biedt kansen voor direct mail. Denk bijvoorbeeld aan:

• Verlaten winkelwagen herinneringen, waarbij klanten een gepersonaliseerde reminder per post ontvangen om hun bestelling af te ronden.
• Exclusieve kortingsacties die enkel via direct mail worden gecommuniceerd.
• Loyaliteitscampagnes, waarbij trouwe klanten worden beloond met persoonlijke aanbiedingen en vouchers.

4. Creativiteit en beleving

Direct mail heeft een tastbare en unieke uitstraling die digitaal moeilijk te evenaren is. Maak gebruik van:

• Bijzondere papiersoorten en afwerkingen zoals reliëfdruk of foliedruk.
• Verrassende vouwwijzen en pop-up elementen om aandacht te trekken.
• Interactieve elementen zoals krasacties of gepersonaliseerde ansichtkaarten.

Post valt wél op

Volgens Nicole de Boer, voorzitter van de Commissie Post bij DDMA, wordt fysieke post steeds meer een strategische aanvulling op digitale marketing. Ze stelt: “Post bereikt klanten die via e-mail niet bereikbaar zijn door opt-outs, ongeopende berichten of ontbrekende mailadressen. Bovendien kan direct mail net zo gepersonaliseerd en geautomatiseerd worden als e-mails, dankzij integratie met CRM- en marketing automation tools.”

In een digitale wereld vol prikkels is tastbare post juist een krachtig medium. De fysieke aanwezigheid van een mailing zorgt voor meer aandacht en blijft langer hangen bij de ontvanger.

Meer weten over direct mail?

Benieuwd naar de mogelijkheden van direct mail voor jouw marketingstrategie? Neem contact met ons op en ontdek hoe je direct mail effectief kunt inzetten voor maximale impact! Wij laten je graag voorbeelden zien van de sterke troeven van direct mail.