Categorie: Artikel

Kwalitatieve AV-apparatuur voor effectieve vergaderingen

Stel je voor: je komt vijf minuten voor de vergadering de ruimte binnen en hebt met een paar kliks verbinding met de overige deelnemers. De camera zoomt automatisch op de spreker in, iedereen is goed te verstaan. Voor je het weet is de meeting voorbij, zonder onderbrekingen. Met RICOH Meeting Spaces maak je dit waar.

• Betrouwbare apparatuur die alle medewerkers eenvoudig gebruiken
• Beeld- en geluidskwaliteit die is afgestemd op het type vergaderruimte
• Slimme camera’s die inzoomen op de spreker
• Hoogwaardige microfoons en speakers zodat iedereen goed te verstaan is
• Gestandaardiseerde inrichting die zorgt voor maximaal gebruiksgemak

Vergader efficiënter met perfect werkende AV-apparatuur

• Verhoog de productiviteit en haal meer uit elke vergadering
• Verlaag het aantal supportvragen van medewerkers
• Ontlast IT en/of Facility
• Verbeter de tevredenheid en het werkplezier van medewerkers
• Houd focus op het overleg, in plaats van op de techniek

Het resultaat: elke hybride vergadering verloopt soepel en productief, zonder supportvragen. Zo verhoog je de tevredenheid van medewerkers én kom je professioneel over richting klanten, prospects en partners.

Stel je ideale vergaderruimte samen

Soepel en efficiënt hybride samenwerken en vergaderen met collega’s en klanten. Dat vraagt om vergaderruimtes die optimaal zijn ingericht met de juiste technologie en audiovisuele apparatuur. Richt een vergaderruimte in die perfect aansluit op het type werkzaamheden en die eenvoudig in het gebruik is. Onze oplossingen zijn compatibel met Microsoft Teams, Zoom en andere toonaangevende videovergaderplatforms. Reken op een uitstekende beeld- en geluidskwaliteit.

Onze specialisten komen graag bij je op bezoek om je (per ruimte) een advies op maat te geven. Neem contact met ons op voor meer informatie of het maken van een vrijblijvende afspraak.

 

In het kort

Slim documentbeheer is de manier waarop organisaties documenten digitaal opslaan, automatisch verwerken en veilig beheren met behulp van AI en automatisering. Het zorgt ervoor dat informatie snel vindbaar is, processen efficiënter verlopen en de foutkans daalt.

Wat is documentbeheer (en wat maakt het ‘slim’)?

Met documentbeheer organiseer je documenten op een systematische manier, bewaar je ze veilig en maak je ze vindbaar binnen je organisatie.

Slim documentbeheer combineert overzicht, toegankelijkheid, automatisering en AI. Zodat medewerkers vlot en soepel werken én minder tijd kwijt zijn aan repetitieve taken.

Voor Nederlandse bedrijven is dit actueel. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers gemiddeld 14 uur per werkweek besteden aan administratieve taken zoals documentbeheer en het invullen van urenstaten. Dat komt neer op bijna twee werkdagen per week die ze beter kunnen inzetten, voor werk dat echt impact maakt. Slim documentbeheer maakt deze tijd vrij, voorkomt fouten en geeft teams de ruimte om strategisch waardevolle beslissingen te nemen.

Hoe werkt slim documentbeheer met AI?

Met AI herkent, classificeert en registreert het documentmanagementsysteem documenten automatisch. Zo zijn documenten altijd vindbaar, lopen processen soepel en komen waardevolle inzichten uit documenten direct beschikbaar.

Hoe kan ik documenten digitaliseren?

Slimme digitalisering maakt documenten direct beschikbaar, overzichtelijk en veilig op te slaan. Door digitale documenten te structureren en automatisch naar de juiste plek te leiden, kunnen medewerkers sneller werken en is informatie altijd toegankelijk.

Met AI maak je informatie direct bruikbaar en versnel je je workflows. Het systeem herkent, ordent en verrijkt documenten automatisch met metadata, analyseert patronen en trends en voorkomt fouten en dubbele informatie. Zo kunnen medewerkers zich volledig richten op creatief en strategisch werk, terwijl AI repetitieve taken overneemt.

Dit levert duidelijke voordelen op:

• Hogere productiviteit doordat handmatige taken afnemen.
• Snellere besluitvorming door direct inzicht in relevante informatie.
• Meer strategische mogelijkheden doordat trends en patronen in documenten zichtbaar worden.

Hoe kan ik documenten opbergen?

Een overzichtelijke en veilige opslag van documenten is cruciaal voor elk bedrijf. Met slim documentbeheer bewaar je al je bestanden centraal op één plek, zodat iedereen die ze nodig heeft er direct bij kan. Het systeem beschermt je informatie door automatisch bewaarbeleid toe te passen, versiebeheer te hanteren en audittrails bij te houden. Tegelijk koppelt AI documenten automatisch aan je ERP-, HR- en CRM-systemen, zodat je workflows soepel verlopen en dubbele handelingen wegvallen.

Door een duidelijke structuur met mappen, versiebeheer en back-ups houd je informatie betrouwbaar en snel vindbaar. Je team vindt direct wat het zoekt, processen lopen soepel en je vermindert actief het risico op fouten en datalekken, waardoor documentbeheer efficiënt en veilig blijft.

Wat is een effectieve aanpak voor documentbeheer?

Bedrijven die slim documentbeheer toepassen, werken sneller, veiliger en slimmer. Door processen goed te organiseren en technologie effectief in te zetten, haal je het maximale uit je documentstromen. Een effectieve aanpak combineert AI, automatisering en centrale opslag. Zo:

• Automatiseer je repetitieve taken en maak je medewerkers vrij voor strategisch werk
• Zorg je voor betrouwbare data die correct en actueel blijft
• Zet je informatie om in strategische inzichten voor betere beslissingen

Voor welke processen is documentbeheer geschikt?

Slim documentbeheer is breed toepasbaar in bijna alle processen binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Finance: facturen worden automatisch herkend, gematcht met inkooporders en doorgezet voor verdere verwerking. Alleen afwijkingen vragen handmatige actie. Dit bespaart enorme hoeveelheden tijd en voorkomt fouten.
• Sales: klantinformatie zoals e-mails, offertes, contracten en facturen wordt centraal opgeslagen. Zo hebben salesmedewerkers altijd toegang tot een compleet overzicht, wat samenwerking en klantcontact versnelt.
• HR: personeelsdossiers en onboardingprocessen worden efficiënt beheerd en geautomatiseerd. Alle documenten zijn direct beschikbaar voor HR, payroll en managers, waardoor processen vlotter verlopen.
• Facility en operations: postverwerking, interne aanvragen en andere administratieve processen verlopen volledig digitaal. Zo wordt fysieke post automatisch gescand, geclassificeerd en naar de juiste ontvanger gestuurd.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van slim documentbeheer?

Slim documentbeheer biedt je organisatie drie duidelijke voordelen:

1. Hogere operationele efficiëntie: repetitieve taken worden geautomatiseerd en handmatige fouten verminderen. Je team werkt sneller en productiever.
2. Betere veiligheid en compliance: documenten worden centraal en veilig beheerd, met automatisch bewaarbeleid, versiebeheer en audittrails. Zo beperk je risico’s en voldoe je aan regelgeving.
3. Kostenbesparing en strategische inzichten: door processen te optimaliseren en AI te gebruiken voor analyse, besparen organisaties tijd en middelen én krijgen teams sneller toegang tot waardevolle informatie voor betere beslissingen.

Versnel je processen met slimme oplossingen

Ricoh ondersteunt organisaties bij het implementeren van slim documentbeheer, zodat informatie altijd overzichtelijk, veilig en direct beschikbaar is. Met oplossingen zoals DocuWare en Intelligent Document Processing herkent, classificeert en verwerkt je systeem documenten automatisch, zodat je processen versnelt, fouten vermindert en waardevolle inzichten direct inzet voor strategische beslissingen.

Onze experts begeleiden je bij het optimaliseren van workflows, het integreren met ERP-, HR- en CRM-systemen en het slim inzetten van AI en automatisering. Zo maak je van documentbeheer een strategische kracht voor je organisatie. Neem contact met ons op voor het maken van een vrijblijvende afspraak.

De voordelen van Ricoh Print as a Service

• Eenvoudig beheer: Installatie, hardware, onderhoud én ondersteuning: met Print as a Service heb je alles rondom print in één keer geregeld. Tegen voorspelbare kosten, in één eenvoudig te beheren overeenkomst.
• Duurzaamheid voorop: Profiteer van milieuvriendelijke printers, die vooraf zijn geconfigureerd voor een zo optimaal mogelijk energieverbruik. Inclusief de RICOH Carbon Balanced Service, waarmee je de CO2-footprint verkleint en je ESG-doelstellingen extra kracht bijzet.
• Integreert met je werkplek: De geautomatiseerde en intuïtieve cloud-printservice integreert naadloos in bestaande IT-omgevingen, waaronder zero trust-netwerken. Optimaliseer de operationele efficiëntie, veiligheid en medewerkerservaring.
• Alles-in-één-service: Reken op hoogwaardige service, voor een betrouwbare en plezierige printervaring. In overleg bepalen we de gewenste servicelevels.

Hoe werkt het?

Ons alles-in-één-printabonnement omvat printers, verbruiksartikelen en onderhoud. Je vereenvoudigt het printbeheer drastisch. Maak je keus uit onze flexibele pakketten.

• Kies je abonnement: Abonnement inclusief onderdelen, verbruiksartikelen, onderhoud, software en benodigde diensten. Kies voor elk model uit een voorgesteld printvolume of kies je eigen printvolume. Profiteer van duidelijke, eenvoudige en voorspelbare facturatie.
• Kies je printers: Kies de best passende printer(s) uit ons uitgebreide assortiment. Je hebt keus uit A4 en A3 all-in-one printers, elk met een reeks opties zoals documentafwerking en authenticatie. Je vindt altijd een model dat past bij de behoeften van je organisatie. Met flexibele betaalopties spreid je bovendien de kosten over de door jou gekozen contractperiode.
• Voeg extra service toe (add-ons): Selecteer desgewenst extra oplossingen en services, zodat het printabonnement volledig aansluit op de grootte van je organisatie. Toegevoegde add-ons worden eenvoudig gecombineerd met je abonnement.

Print as a Service: slim printen tegen voorspelbare kosten

Maak printen net zo slim als je digitale werkplek. Ontdek hoe een flexibel printabonnement je processen vereenvoudigt, veiligheid verhoogt en duurzaamheid stimuleert. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Kwaliteit en consistentie

Kleur speelt  een belangrijke rol in communicatie en marketing. Aan grafimediabedrijven de technische uitdaging om te voldoen aan de hoge eisen die opdrachtgevers stellen aan de kwaliteit en consistentie van kleur in print.

Geen wonder dat opdrachtgevers veel belang hechten aan kleur. Ze kiezen hun kleuren om herkenbaar te zijn, maar ook om aandacht te trekken en bepaalde emoties op te roepen: rood straalt bijvoorbeeld actie en opwinding uit, terwijl blauw betrouwbaar en kalm overkomt. Organisaties en bedrijven leggen hun huisstijl dan ook vaak zorgvuldig vast in voorgeschreven kleuren. Zo stroomlijnen ze hun communicatie- en marketinguitingen tot een consistent geheel – of het nu om brochures gaat, etiketten, direct mail of een winkelposter.

Kleurbeheer vormt complexe uitdaging

Grafimediabedrijven staan voor de uitdaging op accurate én efficiënte wijze te voldoen aan de hoge verwachtingen rond kwaliteit en consistentie van kleur in print. Dat is er niet eenvoudiger op geworden. Printproductiebedrijven gebruiken steeds vaker verschillende technieken – offset, toner, inkjet – naast en door elkaar , bijvoorbeeld vanwege de beschikbare capaciteit of op basis van de oplage. Ook produceren ze steeds vaker op verschillende locaties. Zoiets vereist goede onderlinge afstemming en de nodige expertise. Maar juist die specialistische vakkennis op het gebied van kleurbeheer ontbreekt het steeds vaker door het groeiende gebrek aan vakmensen.

Goed kleurbeheer kan, kortom, behoorlijk complex zijn. En daarmee ook tijdrovend en kostbaar. Gelukkig is er een ruime keuze aan speciale software beschikbaar, die je kan helpen je kleurbeheer in goede banen te leiden. Ricoh biedt een professioneel portfolio op dit gebied. We beschikken bovendien over een team aan experts, die ondersteuning bieden bij de juiste implementatie ervan.

Eenvoudig en snel kleurconsistentie garanderen

Uit ervaring weten we dat het voor grafimediabedrijven bij kleurbeheer om meer dan alleen de juiste kwaliteit in kleur gaat. Kleurconsistentie is minstens zo belangrijk: binnen de volledige oplage van een opdracht, maar ook tussen verschillende producties onderling, en tussen verschillende productiesystemen. Om antwoord te kunnen bieden op die uitdaging, ontwikkelde Ricoh nu de Auto Color Adjuster.

De Auto Color Adjuster laat zich het beste omschrijven als de eenvoudigste en snelste kleurbeheermodule-op-wielen ooit. Met deze module scan je moeiteloos testvormen van een of meerdere printproductiesystemen (ongeacht het merk of de technologie). Het systeem maakt vervolgens op basis van de spectrale meetgegevens in een handomdraai specifieke ICC kleurprofielen aan om een correct en identiek printresultaat te garanderen. Op dezelfde manier is het ook mogelijk om een door de klant aangeleverd kleurmodel (van bijvoorbeeld een eerder in offset gedrukt boekomslag) perfect te reproduceren op een digitaal printsysteem.

De eenvoud en snelheid van deze module bespaart veel tijd in elke veeleisende printproductieomgeving. De beschikbare productiecapaciteit kan daardoor beter en flexibeler worden benut. Er is bovendien bij medewerkers geen diepgaande vakkennis nodig om toch altijd een consistente kleurkwaliteit te garanderen, zelfs op verschillende productiesystemen of -locaties. Dat reduceert het risico op eventuele klachten, voorkomt kostbare herdrukken, en het vergroot de klanttevredenheid enorm.

Wil jij meer weten over kleurbeheer en de Auto Color Adjuster? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten.

Een goede vergaderruimte ondersteunt hybride samenwerken met betrouwbare techniek, een logische indeling en eenvoudig gebruik. Door ruimtes te standaardiseren, passende technologie te kiezen en slimme boekingsoplossingen in te zetten, creëer je omgevingen waarin iedere meeting soepel verloopt. Met de juiste inrichting, tools en ondersteuning benut je elke ruimte optimaal en versterk je samenwerking binnen je organisatie.

Wat is een slimme vergaderruimte?

Een vergaderruimte is allang niet meer alleen een tafel met stoelen. De ruimte moet samenwerking faciliteren, fysiek én op afstand. Dat betekent dat meeting room technologie, akoestiek, meubilair en gebruiksvriendelijkheid belangrijke succesvoorwaarden zijn.

Een moderne vergaderruimte voldoet aan deze basis:

• Comfortabele inrichting die past bij het type overleg
• Hybride-vergadertechnologie die altijd werkt
• Eenvoudig te bedienen apparatuur voor alle medewerkers
• Goede audio en video, afgestemd op het formaat van de ruimte
• Ondersteuning voor Teams, Zoom en andere platforms
• Slimme reserveringsmogelijkheden via bijvoorbeeld RICOH Spaces
• Professioneel beheer en monitoring voor maximale uptime

Welke apparatuur hoort in een slimme vergaderruimte?

De meeting room technologie bepaalt voor een groot deel de vergaderervaring. Dit zijn de belangrijkste elementen:

• Videovergaderapparatuur: denk aan camera’s met automatische framing, ruisonderdrukking en AI-optimalisaties.
• Goede audio: helder geluid is cruciaal, vooral bij hybride vergaderen. Denk aan directionele microfoons, mic pods en speakers die echo’s en ruis minimaliseren.
• Draadloos presenteren: geen gedoe met kabels of adapters. Medewerkers verbinden direct vanaf hun laptop of mobiel.
• Interactieve displays of whiteboards: voor brainstorms, workshops en hybride samenwerking waarbij teams aantekeningen direct delen.
• Room control panel of bookingpanel: hiermee starten medewerkers een meeting, delen ze content en/of boeken ze de ruimte.
• Integratie met Teams, Zoom en/of Google Meet: elke ruimte moet compatibel zijn met de platformen die medewerkers dagelijks gebruiken.

Waarom is standaardisatie belangrijk in een vergaderruimte?

In veel organisaties is elke vergaderruimte nét anders. En dat zorgt voor frustratie, soms zelfs tot op het punt dat medewerkers bepaalde ruimtes maar helemaal niet meer gebruiken. Door alle ruimtes uniform in te richten werkt elke ruimte hetzelfde, wordt hybride vergaderen efficiënter, heeft IT minder werk aan support en updates en worden ruimtes beter benut. Zo werkt alles vlot en stijgt de productiviteit.

Het resultaat: medewerkers focussen op de inhoud, niet op de techniek. Ontdek hoe RICOH Meeting Spaces helpt bij het creëren van uniforme vergaderruimtes die altijd werken.

Hoe richt je een vergaderruimte uniform in?

Een vergaderruimte uniform inrichten, begint bij een helder beeld van wat er nodig is in je organisatie. Door dit vooraf goed te analyseren, maak je kostenefficiënte keuzes.

1. Inventariseer alle ruimtes: om hoeveel ruimtes gaat het? Hoe groot zijn ze? Wat is de functie?
2. Kies de juiste apparatuur per ruimteformaat: grotere ruimtes hebben bijvoorbeeld meerdere schermen nodig en/of een groothoekcamera.
3. Standaardiseer de techniek: één set-up die overal hetzelfde werkt: enorme winst in gebruiksgemak en beheer.
4. Kies één videovergaderplatform: voorkom dat gebruikers zelf tools kiezen die niet veilig of compatibel zijn.
5. Maak een keuze tussen BYOM/BYOD of roomsystemen: Bring Your Own Meeting / Device: start via je eigen laptop. Roomsysteem: start een meeting direct via het touchscreen in de ruimte. Welke variant je kiest, bepaalt ook je beheerstrategie.

Hoe werkt het reserveren van vergaderruimtes?

Een veelgestelde vraag is hoe medewerkers eenvoudig een vergaderruimte reserveren. Hiervoor maken steeds meer organisaties gebruik van slimme oplossingen. Met een bookingpanel bij de ruimte zien medewerkers direct of de ruimte vrij is, welke vergaderingen eraan komen en reserveren ze de ruimte met één druk op de knop.

Apps zoals RICOH Spaces bieden nog meer flexibiliteit: medewerkers boeken vergaderruimtes, reserveren werkplekken en monitoren de kantoorbezetting. Slimme workflows optimaliseren het gebruik van elke ruimte. Denk aan automatische annulering bij no-show. En het facilitair team verzamelt data over ruimtegebruik, piekmomenten, het type vergaderingen en de bezettingsgraad. Dit helpt bij het sturen van strategische keuzes voor kantoorinrichting en investeringen in technologie.

Vergaderruimtes die mensen verbinden

Een goed ontworpen vergaderruimte doet meer dan techniek samenbrengen: het brengt mensen bij elkaar. Door bewust te kiezen voor passende ruimtes, slimme meeting room technologie en prettig gebruiksgemak ontstaat een werkomgeving waar samenwerking vloeiend gaat. Zo bouw je stap voor stap aan vergaderruimtes die inspireren en iedereen de ruimte geven om het beste uit hun werkdag te halen.

Wil je meer weten over het inrichten van vergaderruimtes? Neem even contact op met onze productspecialisten. Zijn staan je graag te woord.

Binnen nu en tien jaar zijn digitale printproducties goed voor maar liefst 22,5% van de wereldwijde waarde van alle drukwerk en bedrukte verpakkingen. Dat betekent volgens onderzoek door de marktanalisten van Smithers een stijging van bijna 50%: van 143,7 miljard euro in 2025 naar 214 miljard euro in 2035.

Het rapport The Future of Digital Printing to 2035 laat zien dat inkjet-technologie het grootste deel van dit marktaandeel voor zijn rekening blijft nemen. Op dit moment gaat 72% van alle investeringen in nieuwe digitale printsystemen naar inkjet – en in 2035 zal dat zijn gegroeid naar 81,9%, goed voor ruim 5,5 miljard euro. Tegelijkertijd blijft ook de verkoop van toner-gebaseerde printsystemen wel degelijk toenemen, maar in een wat lager tempo. In 2022 was de markt voor toner printsystemen nog zo’n 3 miljard euro groot, met een verwachte groei richting bijna 4,9 miljard euro in 2029.

Toner niet onderschatten

Sterker nog: als we kijken naar het volume in digitale printproducties, dan zien we dat toner-gebaseerde losblad printsystemen de markt domineren. Dit blijkt uit het nieuwste Horizon Report van Drupa. Het rapport merkt daarbij op dat dit gegeven nogal eens over het hoofd wordt gezien, nu alle aandacht van veel leveranciers vooral op inkjet is gericht.

Het Horizon Report geeft ook een interessant inkijkje in de dagelijkse praktijk van grafimediabedrijven. Wereldwijd geeft 57% van alle drukkerijen aan dat 9 van de 10 orders een oplage heeft van minder dan 5.000 vel. En 48% van alle handelsdrukkerijen stelt dat meer dan een kwart van hun digitale printopdrachten binnen 48 uur geleverd moet worden.

Veelzijdig inzetbaar

Als deze branche-onderzoeken iets duidelijk maken, dan is het wel dat er grote behoefte blijft aan veelzijdige toner-gebaseerde losblad printsystemen. Want daarmee kunnen verschillende oplages in zeer korte tijd worden geproduceerd. Juist dit soort printsystemen laat zich ook moeiteloos implementeren in vrijwel iedere productieomgeving en elke workflow.

De combinatie van hoge beeldkwaliteit, betrouwbaarheid en intuïtieve bediening zorgt ervoor dat bedrijven eenvoudig – én binnen de mogelijkheden van hun investeringsbudget – hun dienstverlening kunnen uitbreiden met professionele printprestaties.

Snelheid, bedieningsgemak en kwaliteit

De nieuwe compacte serie RICOH Pro^TM C5400 van losblad kleurenprintsystemen haalt een snelheid tot maar liefst 80 pagina’s per minuut. Daarmee zijn deze systemen bij uitstek geschikt voor zowel grafimediabedrijven als zakelijke printomgevingen die de stap willen zetten richting professionele digitale printproducties, zoals kleurrijke marketingmaterialen met impact en kwalitatief hoogwaardige documenten.

Snelheid, bedieningsgemak en kwaliteit gaan hand in hand dankzij de zeer korte opwarmtijd van minder dan 30 seconden (in Standaard modus), de VCSEL Laser beeldresolutie tot 2400 x 4800 dpi, de nauwkeurige registratie en de consistente kleurweergave. De standaard meegeleverde controller is prima geschikt voor alle standaard printproducties, terwijl met Fiery controllers ook aan de hoogste eisen in grafimedia-omgevingen kan worden voldaan.

Duurzame maatwerkoplossingen

Voor de bouw van de nieuwe Pro C5400 systemen worden duurzame materialen ingezet. Ze bestaan bijvoorbeeld voor minimaal 25% uit post-consumer gerecycled plastic. Zo reduceren we de milieu-impact en dragen we bij aan een circulaire economie met minder CO2-uitstoot.

Kortom: of je de Pro C5400 nu vooral inzet voor standaard printwerk, of juist behoefte hebt aan geavanceerd kleurbeheer en vergaande workflow automatisering – deze nieuwe serie van professionele toner-gebaseerde losblad kleurenprintsystemen biedt maatwerkoplossingen voor elke printomgeving.

Wil je weten hoe de Ricoh Pro C5400 serie ook in jouw printproductie-omgeving past? Neem dan contact met ons op!