Print as a Service: wat, waarom en hoe?

Steeds meer organisaties kiezen voor het gemak van een printabonnement, ofwel ‘Print as a Service’ (PraaS). Onderzoek van IDC laat zien dat 40% van de bedrijven in 2027 een nieuw model gaat hanteren voor inkoop van printoplossingen. Wat houdt PraaS in? Waarom kiezen veel organisaties hiervoor? En wat zijn de voordelen? Ontdek het op deze pagina.

Print as a Service (PraaS) is een abonnementsvorm waarmee je alles rondom je printomgeving in één keer hebt geregeld. Van installatie en onderhoud van de printers tot aan automatische levering van supplies. Ook beschik je altijd over de nieuwste softwareoplossingen waarmee je het printen, archiveren en delen van documenten significant vereenvoudigt. Een PraaS-partner neemt je bovendien het volledige beheer uit handen. Dit alles tegen voorspelbare kosten.

Waarom kiezen steeds meer organisaties voor PraaS?

De manier waarop we werken verandert. De werkomgeving is flexibeler dan ooit. En nu we volop hybride werken, zoeken organisaties naar de best mogelijke manieren om teams hierin te faciliteren, processen te beheren en de medewerkerservaring te verbeteren. Daarbij willen organisaties productief blijven en dagelijkse taken vereenvoudigen.

Door de verschuiving in de manier van werken, omarmen bedrijven in toenemende mate ‘as a Service’-modellen. Deze modellen bieden immers een flexibelere manier om de infrastructuur te beheren en naar behoefte op of af te schalen. Je krijgt toegang tot tools en technologieën op abonnementsbasis, zonder grote investeringen vooraf. Ook heb je geen omkijken naar het beheer.

Print is daarbij geen uitzondering. Een slim ingerichte printomgeving ondersteunt veilige documentverwerking, gestroomlijnde workflows en flexibel werken. Medewerkers verwachten intuïtieve print- en scanmogelijkheden die altijd toegankelijk zijn. Terwijl IT en Facility behoefte hebben aan veilige oplossingen die zij eenvoudig kunnen beheren. Waarbij ze vooraf weten met welke kosten ze rekening moeten houden.

Wat zijn de voordelen van PraaS?

Belangrijke voordelen zijn onder meer:

• Gebruiksvriendelijk: Werknemers kunnen rekenen op state-of-the-art printers die altijd perfect functioneren. Of ze nu printen op kantoor of op afstand. Functies zoals veilig mobiel printen en cloudintegraties ondersteunen het hybride werken.
• Eenvoudig beheer: Een PraaS-partner verzorgt de installatie en configuratie van printers, het onderhoud, updates en de nalevering van toners en andere supplies. Zo vereenvoudig je het beheer en houdt je IT-team tijd over voor taken met toegevoegde waarde.
• Robuuste beveiliging: Waarborg de security met geavanceerde beveiliging op apparaatniveau, toegangscontrole én het beveiligd vrijgeven van afdruktaken. Deze functionaliteiten ondersteunen strategieën voor gegevensbescherming en zero-trust-omgevingen.
• Voorspelbare kosten: Dankzij facturering op abonnementsbasis en transparante SLA’s, voorkom je onverwachte onderhoudskosten en budgetteer je met meer zekerheid.
• Duurzaam: Veel PraaS-pakketten bevatten opties voor duurzaam geproduceerde printers, energiezuinige standaardinstellingen en verantwoorde ‘end-of-life’-programma’s om afval te verminderen. Dit alles draagt bij aan je duurzaamheidsdoelen.

PraaS biedt daarmee veel voordelen ten opzichte van traditionele printomgevingen, met printers van diverse merken, eigen systemen en serviceovereenkomsten. Deze omgevingen gaan vaak gepaard met meer handmatig werk en monitoring, gefragmenteerde support en minder flexibiliteit als de behoeften veranderen.

PraaS in de praktijk

Bouw- en ingenieursbedrijf Meisser stapte over op een PraaS-oplossing. Het bedrijf verminderde hierdoor de downtime van printers. Ook vereenvoudigden ze de ondersteuning en verbeterden ze de dagelijkse printervaring van medewerkers.

Print as a Service: Digitaal werken, slimmer printen

Maak printen net zo slim als je digitale werkplek. Ontdek hoe een flexibel printabonnement je processen vereenvoudigt, veiligheid verhoogt en duurzaamheid stimuleert. Neem contact met ons op voor meer informatie.